一般业务查帐方法
一、企业日常业务中容易出现的帐目差错
□会计凭证与帐簿中的差错1.原始凭证中的差错对于原始凭证的填制与审核，在第一篇中已有简单介绍。原始凭证业务中可能存在的错误有：（1 ）原始凭证填制的内容不完整。在有些小型企业和公司中，由于管理不严等原因，原始凭证填制的内容不完整的情况可能普遍存在。这样做，一方面不利于清晰反映经济业务发生的详细内容，不利于分清有关部门、人员的经济责任，减弱原始凭证的法律证明力，另一方面给某些人员浑水摸鱼，进行舞弊以可乘之机（参见后面的“原始凭证中的舞弊”）。对此，厂长（经理）们应引起警觉与重视。
（2 ）原始凭证整理、粘贴不合规范。企业经济业务涉及的原始凭证很多，这就需要对其进行整理和粘贴。整理、粘贴的一般方法和程序是：首先进行归类，把相同类别的原始凭证归集到一起；其次，对有些原始凭证进行整理，对个别较长较大的原始凭证进行折叠加工，把原始凭证中不必要的附件去掉，对过小过短的原始凭证粘贴在一张结实、较大的衬垫纸上，对损坏的原始凭证加以粘贴等。
再次，对需要汇总的原始凭证进行汇总，如对出差人员所报销的各种原始凭证加以汇总，汇总成“差旅费报销单”，井将所有的原始凭证粘贴在“差旅费报销单”
后面。
原始凭证整理、粘贴工作中容易发生的错误主要有二：一是对应整理、粘贴的原始凭证未进行整理和粘贴，造成原始凭证散乱、丢失；二是整理、粘贴不认真，方法不科学。这样做将来容易被人抽取、涂改，出现责任不清等问题。
（3 ）原始凭证中有关数字计算不正确。如数量为230 ，单价为19.8O ，则金额应该是4554无（230 ×19.80 ），却被误写为4654元。
2.记帐凭证中的差错（1 ）记帐凭证无编号或编号混乱。比如，按照规定，一项经济业务若涉及两张或两张以上的记帐凭证时，应将该序号后用1/2 ，2/2或1/3 ，2/3 ，3/3 等号码对一个号码内的各种记帐凭证加以区分。若会计人员不懂编号方法或工作疏忽，则可能对同属一个号码的记帐凭证分别编号而造成编号混乱。又如，出纳员将签发错误的支票未加注销并妥善保管，造成丢失，从而出现支票存根号码不连续的情况。
（2 ）会计凭证中“摘要”不规范。要么填写内容过于简单，不能说明经济活动发生的详细情况；要么用词不准确，不能正确无误地反映该项经济业务；要么文字说明过于累赘，失去了摘要的特点；要么干脆不写摘要，给作弊人以可乘之机。
（3 ）记帐凭证中所附原始凭证的数量与实际不符或所附原始凭证汇总金额与实际金额不符。
（4 ）记帐凭证中所附原始凭证的签章不全或模糊不清；记帐凭证中没有记帐、审核等人员的签章等。
3.帐簿中的差错（1 ）帐簿体系或格式设置不合理，给作弊人以可乘之机。
（2 ）未按规定正确填写“帐簿启用和经管人员一览表”，造成责任不清。
（3 ）帐簿登记不规范。如文字或数字上面的空距太大或过小，用铅笔或圆珠笔登记帐簿，登帐时发生跳页、跳行又未按规定划线注销等。
（4 ）总帐与明细帐的登记未按平行登记法的要求进行，使得帐簿记录失真。
比如：经济业务发生后，总帐和明细帐登记的时间距离太远；总帐与明细帐的登记方向与金额不一致或不相等；平行登记时，记串帐户，漏记、重记、记错数字等。
（5 ）日记帐未按规定逐日逐笔进行登记，给贪污挪用资金者以可乘之机。
□会计报表中的差错1.报表内容不完整有些部门和单位在对某一会计报表的编制中，少填或漏填某一项或几项内容。如在编报“资产负债表”时，少填或漏报补充资料的有关内容。
2.计算不准确各种会计报表之间、各项目之间，凡有对应关系的数字，都应相互一致，实际工作中有些部门和单位在编制会计报表以前，未按正确的方法结帐，造成编制会计报表的数据不全，从而在编表时估计数字或为省事而乱凑数字，使得报表失真，歪曲反映企业财务状况和经营成果。
3.编表不及时会计报表应按国家会计制度的统一规定时间来编制。但在实际工作中有些会计人员出于个人的原因，提前或延后结帐，以提前或延长编制会计报表。
4.不按规定编写财务情况说明书由于单凭会计报表上的数字可能不足以详尽反映经济活动变化的具体情况及其原因，因而需视具体情况对季度、年度会计报表附以财务情况说明书。
但有的部门或单位在需编写财务情况说明书时未编，或虽编但说明不清楚、不全面，只图完成任务。□现金收支与管理方面的差错1.现金管理制度不健全（1 ）钱帐不分。有的单位会计与出纳一人兼管，或虽有两人，但当出纳员不在时，由会计兼任出纳；当会计不在时，由出纳兼任会计。这样给有关人员独揽全部印章、涂改或伪造凭证以可乘之机。
（2 ）现金收付手续不健全，会计人员把关不严，致使不应报销的支付项目或内容不全的原始凭证报销入帐。
2.收支现金不及时入帐，造成库存现金盈亏。
3.超结算起点结算应通过银行转帐结算的业务而以现金进行结算，即现金收付超过银行规定的结算起点。
4.帐务处理有错误□银行存款收支与管理方面的差错1.分工不细，未将本来不相容的职务分离如发票、汇票等结算凭证的保管、签发；在银行预留印鉴的保存，银行存款收忖业务的记帐、核对等工作由一个人独揽。这样极容易出现漏洞（如当事人签发现金支票从银行提现后，编造虚假会计凭证并登记入帐，而将公款贪污）。
2.缺乏凭证审核制度对于银行存款的收付款凭证，包括原始凭证和记帐凭证，都必须经过审
核、批准和复核或承付，才能办理收付款业务。实际工作中，有些单位制度观念淡薄，或认为会计人手少。而缺乏对银行存款收忖凭证进行审核。
3.企业与银行对帐不及时，不经常不少企业存在着与银行对帐不及时、不经常甚至长期不对帐的问题，以致造成银行存款日记帐与银行对帐单长期不符。如开户银行或银行对某笔银行存款收入或支出业务记反方向，记错金额或由于开户单位的舞弊行为造成银行日记帐与银行对帐单不符的问题，由于对帐不及时、不经常或根本不对帐，而被长期隐藏。
4.缺乏银行存款的帐目核对如银行存款日记帐与总帐之间及其各自与会计凭证、其他有关帐户之间等缺乏定期的、经常的核对，以致造成帐帐、帐证等长期不符。
5.银行提现管理不严很多单位从银行存款中提取现金的用途填写不详，从而给非法提现以可乘之机。
□应收款项中的差错1.帐目设置不合理、核算不详细、不清楚比如，对于“应收票据”，按规定除了应设置“应收票据”帐户进行总分类核算外，还应设置“应收票据备查簿”，逐笔登记每一商业汇票的种类、号数、签发日期、票面金额、合同文号和付款人、承兑人、背书人的姓名（或单位名称）、到期日、贴现日、贴现净额等详细资料，商业汇票到期结算票款后，应在备查簿内逐笔注销。
2.审核不严对应收帐款发生的原因审核不严，给作弊人员以可乘之机。
3.催收帐款不利对应收帐款催收不利，增加坏帐损失发生的可能性。
□应付款项中的差错1.审核不严对应付帐款发生的原因审核不严，记帐缺乏充分的凭证依据。
2.忽视挂帐问题对应付帐款中的长期挂帐问题很少过问，以致被销货单位依据合同或协议的规定处以罚款。
3.“其他应付款”明细科目设备不全有些会计人员为了自己省事，除设置一些往来较多的明细帐外，对于往来不多的其他应付款项，均通过“其他应付款——其他”帐户来进行处理，给当事人作弊以可乘之机。
□应付工资中的差错1.应付工资额的计算不正确例如：由于工作责任心不强等原因，将不应列入应付工资内支付给职工的有关款项列作了应付工资；计时工资情况下的考勤不准，造成计时工资计算不准确；奖金分配办法不合理，失去了奖金的本来作用；代扣款项的计算不准确等。
2.应付工资的发放过程管理不严容易出现的错误有：按应付工资数向银行提取现金造成提取过多；发放工资的手续不健全，没有领取人的签名盖章：对未领出的应付工资处理不当
（如将其由出纳员保管），未将其作其他应付款人帐，造成现金帐实不符等。
3.代扣款项未及时足额地归还有关单位和个人□材料（商品）采购中的差错1.未按合理程序制订购销合同有些单位或个人为了省事，未按合理正确的程序和手续签订物资采购合同，致使单位受骗上当或保证不了单位对有关商品物资的正常需要，人为地增加经济纠纷。
2.催货不及时供货单位应按照合同规定，按期发货。如到期甚至逾期末发货，购货单位应进行催货，并按合同规定进行其他有关事项的处理。但也有一些单位或当事人没有主动及时地催货，给本单位造成经济上或其他有关方面的损失。
3.验收入库手续不健全如验收时保管人员未在场，点数不准确，填写的验收单和入库单内容不完备，签章不全，份数不够等。这样就容易发生所购商品物资帐实不符的问题。
4.支付货款缺乏合理程序和有效控制会计部门应根据保管部门或其他有关部门填制的货物验收单和入库单及有关规定审核销货单位的有关凭证（如托收承付凭证）是否符合付款条件，然后决定承付还是拒付货款或是部分承付部分拒付。
对于承付或拒付货款的业务应及时办理有关手续。在实际工作中，有些单位承付或拒付货款时，缺乏合理的程序和有效的控制手续，如对于托收承付凭证未经会计人员或其他人员的审核，未将其与有关合同或协议进行核对就承付了货款。
□固定资产核算与管理中的差错1.固定资产管理制度不健全（1 ）固定资产的购建、报废审批手续不严格；（2 ）固定资产的验收、登记不完善；（3 ）没有建立固定资产清查盘点制度；（4 ）没有完善的固定资产内部转移制度和“出门证”制度；（5 ）固定资产的帐、卡不全，或虽齐全但缺乏必要的相互制约制度。
2.固定资产的原值计算不正确比如，对于企业购入的固定资产，只以调拨价或双方协议价作为原值，未考虑企业支付的运输费、保险费、包装费及安装成本等，而将后者作为费用处理，或以调出单位该项固定资产的帐面原值作为原值或再加上包装费、运杂费和安装费后的价值作为原值等。
3.固定资产与低值易耗品的划分缺乏统一的标准按照新的企业财务制度的规定，固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及企业与生产经营有关的设备、器具、工具等；不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过两年的。也应当作为固定资产。实际工作中，有些单位或办事人凭自己的感觉，混淆了固定资产与低值易耗品的界限。
4.固定资产折旧核算不正确容易出现的会计错误有：（1 ）由于会计人员对会计制度不熟悉，存在着扩大或缩小固定资产的折旧范围的情况。比如，按照新的财务制度的规定，已提足折旧的逾龄固定资
产不再计提折旧；提前报废的固定资产，其净值计入营业外支出，不得补提折旧。但实际上有些单位为了省事（也可能是一种作弊行为），对超龄使用的固定资产照提折旧。
（2 ）运用折旧率不当。通常是提高折旧的计提比率，超过了国家规定的“企业固定资产分类折旧年限表”的范围。
（3 ）计提折旧的帐务处理不正确。比如将非经营用的固定资产的折旧也计入“管理费用”，或将企业所有固定资产的折旧都计入“制造费用”或“经营费用”。
5.固定资产清理报废处理不当按照新的财务制度的规定，固定资产的出售、转让、清理、报废等都应通过“固定资产清理”帐户核算，清理核算后的净损益视情况作营业外收入或营业外支出处理。实际工作中容易出现如下错误：（1 ）未及时进行固定资产的冲销处理，一方面造成了固定资产的帐实不符，另一方面影响固定资产折旧计提的准确性。
（2 ）对清理固定资产所发生的清理费用的处理不正确。如将清理费用计入管理费用处理等。
（3 ）对清理固定资产的残值收入的处理不当。如将残料收入或残料价值（材料）直接冲减管理费用等。
□低值易耗品、包装物核算中的差错1.低值易耗品核算中的错误容易发生的错误主要有：（1 ）误将本应属于固定资产的机器设备列作低值易耗品，或将本应属于低值易耗品的物资用品当成固定资产处理，从而违背了权责发生制的会计原则，致使财务成果核算不准确。
（2 ）低值易耗品购置成本的计算不正确。如将购入低值易耗品过程中所发生的运杂费、包装费及委托加工费等费用直接记入“管理费用”或“经营费用”
帐户；将购入低值易耗品自营加工所发生的加工费用直接记入“制造费用”或“生产成本”帐户等。
（3 ）领用低值易耗品的会计处理不当。如有的会计人员为了省事，对低值易耗品的领用不区分生产用品和非生产用品，而将其价值全部记入生产成本或经营费用。
（4 ）低值易耗品报废残料收入处理不正确。按照会计制度的规定，对于已经计入费用处理的低值易耗品报废时所取得的残料收入应该冲减原费用帐户。但实际工作中，有的会计人员或科室人员由于不知道该如何处理，认为反正已经全部计入有关费用帐户报销了，属于帐外物资了，因而将其所取得的收入，要么是添置一些办公用品（反正是为公），要么买些寒暑降温用品发给职工作福利等（只要不贪污就行）。
2.包装物核算中的差错容易出现的错误主要有：（1 ）包装物的核算范围不清。如将应在“固定资产”或“低值易耗品”
帐户内核算的用于储存和保管的产品、材料而不对外出售、出租或出借的包装容器、物品在“包装物”帐户内核算；将应在“库存商品”帐户内核算的为出售而购进的包装物品也作为“包装物”核算等。
（2 ）包装物购入、自制和委托加工的成本核算不正确。（其余部分参见低值易耗品核算中的错误部分）。
□成本计算中的差错（1 ）以材料领用量作为耗用量，多余材料不办理退库手续；生产事故所损失材料，不作损失处理。
（2 ）材料的计价标准和方法不一，影响材料耗用成本计算的结果。
（3 ）材料的计划成本与实际成本差异计算不正确，结转不合理，影响产品成本计算的正确性。
（4 ）多种产品共同耗用材料的分配标准不合理，未按受益产品比例分配，影响产品成本计算的正确性。
（5 ）工时记录不正确，以致生产产品的工人工资分配不合理，影响产品成本的正确计算。
（6 ）间接费用分配标准不合理，未按产品受益程度分配。
（7 ）采用的产品成本计算方法不适当，生产费用计入产品时，未按规定程序计入，致使产品成本计算不正确。
（8 ）在产品成本项目构成不一致。有的只计材料，不计工、费；有的料、工、费都计，前后期计算口径不一致，以致在产品的约当量计算不正确，从而导致产成品成本计算上的不正确。
（9 ）本期产品成本与前、后期产品成本的划分不正确，影响本期产品成本的正确计算。
（1O）产品成本与代制代修成本、自制材料成本、在建工程等相混淆，以致影响产品成本的正确计算。
□产品销售成本结转中的差错（1 ）计算产品销售成本未通过一定的计算程序和方法，直接将产品成本列作产品销售成本，以致少计或多计。
（2 ）用计划成本代替实际成本，或按销售收入比例结转销售成本，致使销售成本计算不实。
（3 ）将发出商品中的代垫运杂费误作销售成本，以致多计销售成本额。
（4 ）漏记或重复计算某种产品销售成本，或计算错误，以致影响产品销售利润的正确性。