第七篇 思考再前，行动在后（2）
6、时间管理的方法和技巧
严格地限制时间，反而能使精神集中，更有助于解决问题。不要让时间来支配你，而应该是你去支配时间。
——— 《财富500强员工精神》
下面的方法是在进行时间管理时要注意掌握：
减少无谓的时间浪费
要是你仔细把一天的生活分析一下，将会发觉无谓的时间浪费远超过自己的想象。不管工商人士、学生或家庭主妇，平均每天要把清醒时间16小时的1／4浪费掉，也有人浪费了清醒时间的50％，甚至高达90％！那么，怎样才能把这种无谓的浪费减少呢？
首先，要把无意义的思考及行动的习惯改掉。要是你任由时间流逝，无所事事，那么，一天、一个月甚至一年，都将一事无成。以快要参加会考的学生做例子，他们常每天摆出苦读的架式，其实却什么也没念，等到会考接近的时候，才想临时抱佛脚，然而已经来不及了。像这样的例子屡见不鲜，应当引起警惕。
狄伯诺，这位曾经引起“水平思考”风潮的思考的心理学者最近提出了“五分钟思考法”，呼吁大家不管遇到什么事情，别花费太多时间去思考，只要用五分钟来冷静考虑就行，而这五分钟的分配情形如下所示：
·最初一分钟——把目标及课题决定下来；
·次两分钟——思考的扩张及探求；
·最后两分钟——整理思绪，把结论定出。
再以担任经营顾问的王先生作为例子，他在写计划案时必然会测量时间，要是中途思路受阻，就立刻换另一个案子来写——这种方法和五分钟思考法有异曲同工之妙，都可以有效地避免时间的浪费。
最近日立电器及许多民间企业都设定了“不举行会议日”。因为倘若不停地开会，更容易出现许多不必要的会议，导致时间的浪费。
减少时间浪费的有效方法之一，是在一周里定一天或两天为“不开会日”，要是不这样硬性规定，就很难使时间管理的功效得到发挥。
根据工作性质安排时间
只要仔细观察与分析，总可以发现一些时间安排的规律。比方说通常上午9点到11点，是客户电话比较多的时候，除了特殊情况以外，否则尽量别在这段时间里组织召开一些部门的内部会议。最好把安排工作的会议放到下午下班之前的半个小时比较合适。清楚自己和周围同事的生理时钟，对于节省时间，提高工作效率同样非常有好处。
断然击退盗取时间者
很多人的周围潜伏着不计其数的“盗取时间者”，它们从各种渠道侵入，把这些人宝贵的时间夺走。比如预定外的访客、突然被分派的工作、长时间的演说，电话推销、朋友往来、没有意义的工作、得不到要领的指示或报告、错误的指示或报告、任意改变行动方针、无谓且难以理解的文书、无意义的长时间说明、同事间的闲谈、没有在预定时间内结束的会议、长时间的电话等。这类“盗取时间者”也在自己身上存在，例如：犹豫不决、没有善尽责任、毫无计划行动、完美主义、过多的工作、不注意、不正确、没效率、顾忌过多等等，除此之外，还包括一些没意义的饶舌及时间非常长的电话。
应断然地击退这类“盗取时间者”。下面是可以采取的方法：
·要是接到预料外的电话或来客，应适度地拒绝，或尽快明白其来意，再判断有没有继续洽谈的必要。
·对于上司的指示，应确定自己清楚其内容，并表达自己的意见，如果觉得是没有意义的工作，应当场婉拒，别默默接受，不然，容易导致时间浪费及精神不愉快的后果。
·在长时间的会议或演说中，应该严肃地请那些喋喋不休、言不达义的发言人在几分钟内结束谈话，不然他根本不了解你的感受及时间的宝贵。
·使用避免对方喋喋不休的关键言辞，例如“简单地说，你想表达什么呢？”、“你的结论是什么？”、“请你简明扼要地说……”、“你现在说的，管理者都早就清楚了”等等。
·避免冗长电话的办法，除了上述方法以外，还可以准备计时器、事前把谈话内容整理好、先讲结论等。
·对某些事物适度重视，不要求尽善尽美，而应以60至80分的标准来尽快做决定。
·一次就下决定，别犹豫不决。
·事先把计划订立好。
·把文书全部在一张纸上写好。
·明确表示“可”或“不可”。
·倘若是管理者，应积极地委托给部下部分权限。
克服拖延
罗马哲学家赛涅卡指出：“拖延、期待和依赖将来是时间的最大损失。”英国诗人爱德华·扬也曾大声疾呼：“拖延是把光阴偷走的贼。”在平日里要锻炼提高自制能力、克服懒惰的习惯，做到今日事今日做完。要是没有按时完成任务，一定要多付出一些努力把事情做完，不能把拖延的习惯养成。要是工作出现拖延，要给自己一些惩罚。要是提前完成节省了时间，则要给自己一些奖励。也可以请别人严格监督执行，通过这种办法能慢慢把拖延的毛病克服。
增加时间利用率
工作时间的空档，比方说与人会面前后，都会存在非常多空档时间，日积月累，这些时间也许长达几十甚至几百小时，所以必须把这些时间有效地运用好。这类“空档时间”大致可分为三种：前段空档时间、中段空档时间和后段空档时间。
和人约会、参加集会、出席会议、观看戏剧或运动竞赛的时候，应在约定时间前半小时到一小时里到达目的地，而这段时间，就是所说的“前段空档时问”。提前到达时，可到咖啡厅或另外一些安静的休闲场所，做一些工作上的准备、处理杂务、看看书、思考新构想等等，要是可以这样活用时间，好处如下：
·提早出门，万一碰到交通拥挤等状况的时候，仍可以在约定时间前到达目的地，不会产生让对方空等的尴尬。
·提早到达目的地，心情将较为悠闲轻松，而能自在地利用前段空档时间。
“后段空档时间”指的是在预定时刻前完成某项工作而出现的空闲时间。比方说与人会谈时若言不及义、喋喋不休，时间再多也是浪费，要是可以把握谈话要领，言谈简要切题，就能把预定的会议时间节省半小时至一小时，而节省下来的时间，就成为自己的时间，能够自由有效地运用。
前、后段空档时间的产生都是在有意识的计划下，而中段空档时间却常常是偶然发生的。许多人中段空档时，常由于事情还没告一段落，情绪不稳，以致白白浪费了这些时间，所以，现在建议大家，可把这段时间用来作情绪上的调整，或思考新的构想等等。
上述利用空档时间法，最重要的观念是：要是能把这种正确想法建立，身体力行，必能将时间做出有效的分配，把一些有意义的工作完成。
运用现代管理工具
能利用电脑、信息管理系统，把时间的利用效率提高。可要是使用不当，也会造成浪费，影响效率。现在网上漫游成已为办公室人员浪费时间的主要形式之一。互联网上有趣的东西无所不有，新闻、游戏、图片、动漫等等，鼠标指针的“小手”会拉着你轻松地漫游世界。时间在你不注意时已经悄悄地溜走了。所以在工作时间，上网要有明确的目标，要使网络的利用率提高，不能让你的时间和精力因网上漫游的习惯而浪费。
拨快你的时钟
1982年的统计表明，每年联邦德国有2．35亿次查询电话的时间。人们为了保证自己时钟的准确性，常常要使用电话查询功能。有的人为了防止耽误时间，将自己的手表拨快几分钟，如此一来自然而然地加快了节奏，挤出了挺多的时间。
7、培养干脆利落的做事风格
一个办事风格十分干脆利索的人，办事的效率高。做事的速度快，不仅有利于自己事业的成功，他也可以为自己赢得做更多事的时间，而且极易得到别人的信任和欣赏。美国外交家伊莲娜就是以她干脆利落的办事风格谱写了其丰富多彩的人生。
——— 《财富500强员工精神》
伊莲娜·杜勒斯，这个美国外交界十分受人尊敬的人，曾经亲身经历了很多重大的历史事件，是一位个性爽朗、乐观的女强人。
伊莲娜非常喜欢读书，又会做事，社会活动能力也非常强。她从宾州著名的女校彭玛学院毕业后。恰逢第一次世界大战结束，于是她远赴法国从事难民救济与复原工作，接着又回到彭玛学院进修，取得劳工与工业经济学硕士。
妇女在二、三十年代要找工作很不容易，有知识的女性要找到合适的工作更难。虽然她是纽约州的名门之后，但是“杜勒斯”之姓对她却一点也没有影响，她凭着硕士资格在康州一家工厂管理一部打卡印刷机，又在纽约皇后区长岛市一间工厂担任发放薪水的小职员。伊莲娜是个极其上进的人，她不甘心自己终生就只看管一部印刷机和当一个小小的职员，平淡地度过这一生。于是在存了一笔钱以后，就跑到著名的伦敦政经学院留学。她最得意的经历是在就读的时间里，一个人成功地调查了75家英国工厂的经营方式，写出了令教授和同学都非常赞赏的论文。她回到美国后又在哈佛大学获得硕士和博士的学位。在30年代，伊莲娜执教于巴黎、日内瓦、波士顿、费城和母校彭玛学院，同时也未把自己的写作事业停止过。伊莲娜一辈子总共写了十四本书，其中以外交、经济为主，也有回忆录，在她九十岁时还出版了一部哲理推理小说。
伊莲娜具有十分强的主见，非常独立，不会依附着别人做任何事。30岁时她与一位在约翰·霍普金斯大学任教的语言学家相恋，然而这位教授是个虔诚的正统犹太教教徒，伊莲娜则是所说的“白种盎格鲁撒克逊新教徒”，父亲又是长老会牧师，全家对犹太人没什么好感，当然不赞成伊莲娜与犹太语言学家交往。敢爱敢恨的伊莲娜不顾家里的反对，她坚持自己找到的另一半，在1932年和语言学家结婚，没想到两年后这位语言学家却自杀死亡。留下一子一女，自此，伊莲娜便开始了62年的孀居生活。
尽管伊莲娜在婚姻上并没有非常成功，但是之后在事业上却极其有成就，她终于把自己真正想要走的路找到了，那就是担任公职。其实献身于“公职”，为政府做事、为国家服务，乃是杜勒斯家族的传统。从1963年开始，伊莲娜担任公务员，首先在社会安全署担当财务研究主任．后来转到国务院，亲手策划1944年在新罕布什尔州布莱登森林举行的国际货币会议。此后又担任了美国驻维也纳大使馆的财经参事，协助救济奥地利难民，出任国务院德国事务局局长特别助理，为大力减少西德失业人口并使生产增加做了很多工作，主持柏林工作，积极投入西德的战后复兴，把十亿美元拨出来为西德兴建国会大厦、医院和学校。她对德国所做的一切，使德国上下十分感激。德国人民尊敬她、热爱她，热情地把她称为“柏林之母”，又称国会大厦为“杜勒斯大楼”。
民主党的甘乃迪在1960年11月的大选中险胜尼克森。甘乃迪的上台宣告了杜勒斯家族的没落。中情局在1961年4月秘密主导古巴流亡分子登陆古巴诸湾，企图把卡斯特政权推翻，结果惨败，甘乃迪总统灰头土脸，要求中情局局长艾伦·杜勒斯下台。甘乃迪疯狂地把艾伦挤退了后，也想逼走伊莲娜，据说赶尽杀绝杜勒斯家族的幕后黑手是甘乃迪总统的弟弟司法部长罗伯特。1961年9月的一个上午。国务卿鲁斯克亲口对她说：“白宫要我把你赶走。”伊莲娜并不害怕，而是抗议道：干脆把我调到欧洲去好了。鲁斯克说那也不可以，甘家兄弟就是要你离开外交界。67岁的伊莲娜就这样被炒鱿鱼了，她成为龌龊政治下的牺牲品。
然而，伊莲娜是个十分富有战斗意志的人，她尽管伤心，却并未一蹶不振。不灰心的她继续做研究，不断地写书，在各大学兼课和演讲使她并不觉得寂寞，反而是常常埋怨时间不够用。90岁之后她的身体不是很好。耳朵和眼睛慢慢不行了，她的生活节奏才开始逐渐慢下来。伊莲娜的一生就好比是个赶路的旅人。她完全把诗人佛洛斯特在《雪夜林畔》一诗中所说的人生誓言实践了：“我得信守诺言，在安睡之前还要赶好几里路”。
伊莲娜的故事给我们启示，对一个人事业的成功来说，做事干净利落、从不拖拉的风格至关重要。我们若想成功，就应学会干净利落的办事风格。
多听少说
曾经有个小国到中国来，进贡了三个一模一样的金人，把皇帝高兴坏了。可是这小国不厚道，同时出一道题目:这三个金人哪个最有价值？
皇帝想了许多的办法，请来珠宝匠检查，称重量，看做工，都是一模一样的。怎么办？使者还等着回去汇报呢。泱泱大国，不会连这个小事都不懂吧？
最后，有一位退位的老大臣说他有办法。
皇帝将使者请到大殿，老臣胸有成足地拿着三根稻草，插入第一个金人的耳朵里，这稻草从另一边耳朵出来了。第二个金人的稻草从嘴巴里直接掉出来，而第三个金人，稻草进去后掉进了肚子，什么响动也没有。老臣说:第三个金人最有价值！使者默默无语，答案正确。
最有价值的人，不一定是最能说的人。老天给我们两只耳朵一个嘴巴，本来就是让我们多听少说的。善于倾听，才是成熟的人最基本的素质。
8、用最简单的办法获得最佳的成效
工作有目标和计划，做起事来才能有条理，你的时间就会变得很充足，不会扰乱自己的神志，办事效率也极高。你应当计划你的工作，在这方面所花的时间是值得的。如果没有计划，你始终不会成为一个工作有效率的人。工作效率的中心问题是：你对工作计划得如何，而不是你工作干得如何努力。
——— 《财富500强员工精神》
在我们开展工作前，首先应考虑的是如何用最简单、省力的方法去获得最佳的成效。对一个人来说，要的是事半功倍，而非事倍功半。
正确地处理工作忙乱的问题，需要你做事有计划和有目标。这样你就可以把所要做的事情要排出一个顺序，有助你实现目标的，你就把它放在前面，依次为之，并把它记在一张纸上，就成了顺序表。养成这样一个良好习惯，会使你每做一件事，就向你的目标靠近一步。
无论你做的事是多是少，都要拟定一个程序表，尽力按着程序表去做。如果你的工作只需一小时做完，便在一小时之内完成它，其余的时间去玩乐放松。本来只要一小时的事，而拖延到一天才做完，实在是愚蠢。如果你的事太多，而时间不够，则选择最重要的做好，把不重要的删去。
工作过度而吃力的真正原因并不是工作太多，丽实在是因为没有计划，没有系统。那些习惯毫无计划地工作的人，总是这样想着：“我必须工作，我必须工作，我必须工作。”可是，没有计划，你很可能被一些不在计划之内的事缠身，该做的事就做不完。如果你就是管理者，你就不能管理工厂里的员工，不能训练他们的专业知识，不能叫他们制造出来产品。如果你每天有计划，那么你在每刻钟之内，都应当晓得做什么事。
罗斯福总统是一个注重计划的人。他时时把他所该做的事都记下来，然后拟定一个计划表，规定自己在某时间内做某事。如此，他便按时做各项事。通过他的办公日程表可以看出，从上午9点钟与夫人在白宫草地上散步起，至晚上招待客人吃饭等为止，整整一天他总是有事做的。当该睡觉的时候，因为该做的事都做了，所以他能完全丢弃心中的一切忧虑和思考，放心的去睡觉。
细心计划自己的工作，这是罗斯福之所以办事有效的秘诀。每当一项工作来临时，他便先计划需要多少时间，然后安插在他的日程表里。他既然能够把重要的事很早地安插在他的办事程序表里，所以他每天能够把许多事在预定的时间之内做完。
在制定日计划的时候，必须考虑计划的弹性。不能将计划制定在能力所能达到的100％，而应该制定在能力所能达到的80％。这是工作性质决定的。每天都会遇到一些意想不到的情况，以及上司交办的临时任务。如果你每天的计划都是100％，那么，在你完成临时任务时，就必然会挤占你业已制定好的工作计划，原计划就不得不拖期了。久而久之，你的计划失去了严谨性，你的上司与会认为你不是一个很精干的员工。
另外，要学会将工作分类处理。工作中的每一项都很重要，但也需要将工作分类。分类的原则主要包括轻重缓急的原则，相关性原则，工作属地相同原则。
轻重缓急包括时间与任务两方面的内容。很多时候员工会忽略时间的要求，只看重任务的重要性，这样理解是片面的。
员工在接收工作任务的同时，都被要求在规定的时间内完成。时刻将时间与质量两个要求贯穿在完成任务的过程当中，并尽可能提前。将任务完成的时间定在提交任务成果的最后一刻是很不明智的，这与上面提到的计划的弹性是一脉相承的。因为，事情总不一味按个人主观设定发展。当应当提交的任务与临时的事项冲突时，就陷入了两者不能兼得的被动状态。一个能每次按期完成工作任务的管理员工，即使不天天加班加点，即使不显得终日忙忙碌碌，也会让主管觉得你是一个让人放心的人，而不会天天追问你工作的进度如何了。
相关性主要指不要将某一件任务孤立地看待。因为工作有连续性，任务可能是过去某项工作的延续，或者是未来某项工作的基础，还会涉及多个部门或是岗位。所以，任务开始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后矛盾造成的返工，或是某些环节影响整体工作进度。
工作有很多中间环节，彼此间需要协调。有的员工在做某项工作时往往只偏重于自己本身所应完成的职责，将工作传递到相关工作部门与工作岗位之后便听之任之了。更有些人缺乏与同事配合的意识，把早已经办好的工作，不是及时地交给下一道工序的人员，使工作尽早完成，而是压在自己手中，迟迟不交，直到最后才慢吞吞地交出来，造成后序人员的工作压力。这样，也会影响工作的按时完成。在检查工作结果的时候，所在的中间环节又各自抱怨给予他的时间太短了，或者是某个中间环节耽误的时间太久了等等。而工作结果只有一个，那就是没有按期按质量完成工作，你的业绩等级被打了折扣。
作为一名员工，要把握工作的完整性。在工作中，要考虑相互协调配合的问题，在自己这个工作环节，尽可能地抓紧时间，及早将完成的工作传交给下一道工序的工作人员，使他们能够有充足的时间去完成后面的工作，以免其中的某个或是某些环节影响整体工作进度。
工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成，这样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一点对现场工作员工犹为重要。如果这一点处理的好，可避免在现场、自己的办公室、物资部、监理、业主及其他部门之间频繁接触。既节约了时间，又少走了路程，还提高了工作效率，何乐而不为呢？
在日常工作中，有些员工总是喜欢把事情往后放，搁着今天的事不做留待明天。很多事情因为做得不够及时而被耽误，效率也就难以得到保障。
我们每天都有每天的事。今天的事是新鲜的，与昨天的事不同，而明天也自有明天的事。所以，今天之事应该就在今天做完，千万不要拖延到明天！拖延的习惯往往会妨碍我们做事，会摧毁我们的创造力。
9、一切行动按计划进行
诗人保罗·瓦勒利曾经说过：“一首诗从来没有完成的情况，只有被放弃修改的状况。”
我们都知道人们永远都在修正自己的工作——编辑、提炼、重新做一遍，试着让它更完美(而不管这意味着什么)。他们不知道什么时候该停止修补。
——— 《财富500强员工精神》
明白何时该停下来和明白何时开始同样都很重要。你怎么才能清楚某件事情不但是自己能做到最好，而且事情本身也已达到最好的状态了呢？
有些人非常幸运地拥有把他们一切手忙脚乱的工作告一段落的标志，然而这个停止的标志是人为的和规定的。比方说作者有交稿的期限，剧作家的作品有严格的规定的开演期限，电影导演都有一个固定的首映仪式日期，画家和雕塑家有在画廊的展览日。这种日期的限制都提醒他们，何时应该结束。
这个问题在当你是为了自己而工作和自愿工作时，就变得更具有技巧性。
你在某一天决定收拾一下杂物。你如何知道自己何时就算把清洁和整理的工作做完了？从理论上来讲，一件十分洁净的屋子就是一间空屋。然而这样的想法并不会阻止你继续去收拾屋子，把不想要的东西扔掉，把书整齐地摆放到架子上，折叠好衣服，把它放进合适的柜子里，归类好纸张，把它放进文件夹里，铅笔、夹纸用的夹子以及软盘都各归其位。然后，你进行打扫、擦洗、掸灰等步骤。要是你能把这些做得很好，那就表示你有整理杂物的系统能力：你把剩余的空间分配给了你的杯子、钥匙、钱包、还有拖鞋，如此一来，你就能方便地找到它们：你把琐碎的东西都齐中到一个地方；你将自已经常用到的东西放在便于拿到的地方；你在抽屉上贴上标签，标明什么东西在里面；你按颜色把衣服进行分类。最后，你环顾一下四周，极其满意，没有被忽略的死角。各种东西都放在了适当的位置上，被收了起来或归好了类，或放在易于找到的地方了。整间房子显得井井有条，并且非常温馨。当你环顾屋子时，你觉得十分满意。
这种感觉，或多或少就是该让事情停止时你的感觉。没有地方被忽略，杂乱的东西没有了，工作中需要的东西都在恰当的位置上。不会使你一直忙乱到晚上，并且也能得到极其不错的结果。
当下次你无法决定一件事情是不是该停止时，记住这一点吧。倘若你没有已经把一间凌乱的屋子收拾好的那种感觉，就接着工作吧。
效率在完成任何一项目标和计划时都不能不考虑。在所有提高工作效率的技能中，不存在一个比组织时间的能力更重要的技能。许多人都担心自己没有足够时间尽最大努力把每个项目完成。一个项目也许不遵守时间的想法会让人觉得害怕。因此我们要看着日历并尽力全部地把它做出计算。从某种程度上说，这是基本的计划：决定你需要多少时间和你有多少时间并相应地做打算。但很多创造**的一个优点是被认为是开放式的，一幅绘画或一首诗的最后期限是没有的，该做时就做了。“最重要的事情并非是作者或者艺术家头脑中用来开始的想法，而是他决定在哪一点上停下来”。
大部分创造性的努力并不允许精确的计划，但一些事情会让你花费多长时间还是关键的，一个成功的商业作家提议人们开始他们的首部小说：一年创造一个一流的草稿，一天写一页，一年把它改好。初初一看，这种在一个工程上投资两年的想法是非常让人生畏的，但是一天写一页是一种容易控制和完成的指标。
把你想在下个月完成的所有事情考虑一下。他们有多少重复，有多少冲突，画出你自己的圈儿。圈儿的大小由任务的重要性决定。
用这种方法把你的时间依次安排好，每一个能使你的自信心恢复并让你不断向前的方法都是值得培养和重复的。