四（1）

职务分析

职务分析（Job Analysis），也可称为工作分析。职务分析是人力资源管理最基本的工作之一。它是一种系统地收集和分析与职务有关的各种信息的方法。这些信息包括各种职务的具体工作内容、每项职务对员工的各种要求和工作背景环境等。这些信息对于人力资源的其他管理工作来说，是必不可少的。

职务分析的目的，是确定什么是一份职务所应承担的任务、职责和责任。任务是一项独立的、可识别的工作，它由一些事项所组成。职责是一个更大的工作切片，它由一个人独立完成的若干项任务所构成。由于不论任务还是职责都是指各种各种事项，因此，试图将两者彻底区分开来并非总是一件容易的事，并且往往也无此必要。不过还是可以举例说明两者的某些差别。例如，如果一个就业负责人的职责是“对申请人进行面试”，那么与这项职责有关的一项任务就是“问一些问题”。至于责任，则是指执行某些特定任务和职责的义务。由于管理性的工作承负了更多的责任，因此对这类工作所支付的报酬通常也就比较高。

职务分析的性质

职务分析需要搜集使一份职务有别于其他职务的特点方面的信息。这些信息有助于管理者做出各种决定。

一般说来，职务分析所需获得的信息主要包括以下部分：

. 工作事项和工作方式。

. 与他人的交往活动。

. 工作标准。

. 所使用的机器设备。

. 工作条件。

. 该职务对于他人所负责任与他人对该职务所负责任。

. 所需知识、技能和能力。

4.1.1 什么是职务

虽然职务（J o b）与职位（P o s i t i o n）这两个术语经常被交替使用，但两者之间的侧重仍略有不同。一份职务一般是将某些任务、职责和责任组为一体而成；而一个职位则是指由一个人来从事的工作。因此，如果有两个人在一个邮政所操作一台邮资机，那么就有两个职位（每人一个），但却只有一份职务（邮资机操作员）。

职务群是各种具有相似特点的职务所组成的族群。

可以采取许多不同的方式来确定和组成各种职务群。例如，某家保险公司的人力资源经理决定，那些需要有关信息系统方面的专门技术知识、技能和能力的各种职务被视为一个单独的职务群，而不论这些职务在地理上究竟处于什么位置。由于人力资源信息系统各种工作的独特性质，使得企业在吸引和保留信息系统专业人员方面有些困难。因此，企业有必要制定一个特别的报酬计划，以使自己可与竞争对手所提供的报酬相匹敌。

4.1.2 职务分析与人力资源管理措施的合法性近年来，企业之所以关注职务分析，主要是由于联邦和州法院特别强调职务分析。企业在就业方面的各种管理措施，如招聘和选拔程序、表现评价体系、员工纪律处分和报酬分配等，如果要保证合乎法律的要求，就必须在一定程度上依靠职务分析。在大量的法院诉讼案件中，企业之所以败诉，就是因为法官或陪审团认为，这些企业的人力资源管理程序和具体做法并非充分地与职务有关。

4.1.3 职务分析的结果形式

职务分析首先获得了必要的信息，然后，这些信息将用来起草职务说明和职务要求细则。在大多数情况下，职务说明和职务要求细则的具体内容将被纳入一份综合性的文件材料。

(1) 职务说明

职务说明就是描述一份职务的任务、职责和责任。

它表明在这份职务上要做些什么，为什么要做这些，在什么地方做以及怎样做。职务说明还应包括工作标准。

工作标准告诉人们，对职务说明所确定的各项工作来说，什么样的工作效果才是符合要求的。遗憾的是，许多企业的职务说明常常省略了工作标准。另一方面，有些企业虽然制定了工作标准，并且在职务说明中也包括了这些标准，却只提供给企业管理层和人力资源部门，而不是发到所有职工。许多职工因此对这些工作标准所知甚少甚至一无所知。这就使得职务说明的作用未能得到充分的体现。

(2) 职务要求细则

职务说明的作用，是指出一份职务所须从事的各种工作；而职务要求细则的内容，则是详细列出合乎要求地承担这份职务所需要的知识、技能和能力，如受教育水平、工作经历、工作技能、个人能力、智力和体质等。

但须特别注意，一份准确的职务要求细则所要求的标准，应根据一份职务到底需要其任职者具有什么样的知识、技能和能力来确定，而不应根据该职务上的现任职工本人实际具有的知识、技能和能力来确定。

4.1.4 职务分析的责任

在职务分析中，一般是要求一个熟悉情况的人来介绍一项职务做些什么，或者判断在该职务上将要从事哪些具体的工作。可以提供这类信息的人员包括：在该职务上任职的职工、有关方面的负责人、训练有素的职务分析员等。

职务分析应注意的法律事项

在前几章关于公平就业法律、规定和法院案件的讨论中，始终贯穿的一个基本观点是，企业要想保持一贯遵纪守法，就必须注重与员工的职务有关的各个方面。

在第3章中，已讨论过1 9 7 8年雇员选拔程序统一准则。

该统一准则明确指出，当企业遇到歧视诉讼时，如果企业要想证明自己的行为确实属职务所须或经营需要，那么，企业就必须保证，其平常对职工的各种要求始终与职务本身的各个方面密切相关。

4.2.1 职务分析与美国残疾人法

自美国残疾人法通过后，职务分析、职务说明和职务要求细则在法律意义上的重要性日益增强。美国残疾人法的效果之一，是使企业越来越重视备置和更新职务说明，特别是更加注重其准确性。许多企业不得不大刀阔斧地修改其职务说明和职务要求细则，以力求使其内容严格地限于对确实必要的知识、技能和能力的要求，而不是使其继续成为某些管理人员和雇员所偏爱的“肿胀”物。

(1) 基本工作职责的确定

美国残疾人法明确要求企业确定各种工作的基本工作职责。该法律具体指出：

基本的工作职责指“一个残疾人目前所占据或想占据的就业职位所承担的主要工作职责”。基本工作职责的内容不包括各种职位上无关紧要的各种工作事项。

确定工作职责是否属于基本性职责的依据包括但不限于以下内容1：

. 雇主关于哪些工作事项属于基本工作职责的判断。

. 在刊登招聘广告之前或与求职者会面之前所准备的各种职务说明材料。

. 在该项工作职务上用于完成某项具体工作事项所花费的时间比例。

. 在不要求现任雇员从事这项工作事项的情况下可能出现的后果。

. 集体谈判协议所确定的任职期限。

. 该职务已往任职者的经验和/或目前类似职务的现任职工的经验。

(2) 员工选拔和工作考核

美国残疾人法生效后，企业必须使选拔标准和考核标准更严格地与职务本身连在一起，这一点是非常重要的。明确基本工作职责是一项基础性的工作，在确定了基本工作职责之后，企业就可以：

. 准备用于选拔面试所须提问的各种问题。

. 确定从事该项职务所需要的各种知识、技能和能力。

. 准备用来测验从事基本工作职责之能力的选拔考试。

. 确定用于考核基本工作职责完成情况的工作标准。

. 确认可否或在多大程度上可使工作条件更加便利以使其适合某些残疾人。

. 估计创造更为便利的工作条件的努力是否会给企业造成过度的困难或重负。

4.2.2 职务分析与工薪/工时规定

一般情况下，职务分析会确定某一职务用在各项职责上的时间比例。有了这方面的信息，就可依照工资和工时法律的有关规定，具体确定某一员工是否属于应付加班费的职工。

美国联邦政府的“公正劳动标准法案”（The Fair Labor Standards Act）和许多州的工资工时法律都明确规定：雇员用在例行的、手工的或文书的职责上的时间占全部正常工作时间的比例，是确定每周4 0小时以外的加班是否享受加班费的依据。根据规定，对那些以经营管理、行政管理和专业性工作为首要职责的员工，企业可以免付加班费。所谓首要职责，是指用在该职责上的工作时间至少占全部正常工作时间的5 0％。另外，有关规定还要求，不享受加班费的员工用在手工的、例行的和文书的职责上的时间比例，最多不得超过全部正常工作时间的2 0％（对于商业店员来说，用在零售商品上架摆设职责上的时间比例，以最多不超过正常工作时间的4 0％为限）。

企业在其他方面依法办事的各种努力，如在保障岗位安全和员工健康方面的努力，在效果上也会由于职务分析所提供的资料而锦上添花。总之，如果没有职务分析，那么企业就很难保持一个合乎法律要求的人事管理体系。因此，职务分析无疑是人力资源管理之最基本的工作事项。

职务分析与其他人力资源工作

图4 - 1表明，在职务分析基础上形成的职务说明和职务要求细则，是影响其他人力资源管理工作的关键性要素。因此，即使法律并不强制要求，为了保证人力资源管理的有效性，企业也有必要进行职务分析。

强员工对企业的认同感，提高员工的敬业精神和工作积极性。

4.3.1 人力资源规划

在制定人力资源规划之前，首先应对当前的各种职务进行审核。企业现存的职务说明一般含有这一审核所需的详细资料，包括目前职务的种类、职务和职位的数量以及这些职务之间的隶属关系。

4.3.2 招聘和选拔

企业在制定了职务要求细则之后，便可着手计划如何和从何处招聘用于填补预期职位空缺所需的雇员。填补岗位空缺的人员既可从内部选用，也可从外部招聘。

例如，某家小型电器设备制造公司通过职务分析发现，一份习惯上由受过大学教育的员工来从事的第二类会计工作职务（Account II），实际上完全可以由一个受过高中程度的簿记培训并有几年工作经验的人来担任。于是，该公司决定用内部选拔代替外部招聘。这一决定使一个目前从事会计工作的低级职员得到了提升。内部提升不仅可节省招聘费用，它还以增强员工的责任心。

4.3.3 工作报酬

职务分析资料在制定工作报酬计划方面也具有重要价值。员工所从事的工作难度越大，报酬就应越高。职务分析信息可用来确定任务、职责和责任的权重，对难度较大的工作给予较大的权数，从而付给更高的报酬。

必须切记，员工关于公正与平等的感受，是通过将自己所得与他人所得之比较以及与自己认为应得数量之比较而形成的。

4.3.4 培训和培养

职务分析确定了各项职务所应包括的工作事项，它们使有关负责人可以更准确地向求职者和新员工进行职务介绍。另外，职务说明和职务要求细则还向员工表明了，企业对那些希望承当某项职务的员工的期望是什么；这方面的信息有助于职工制订自己的职业发展计划。通过与职务要求细则相对照，员工可以发现自己在哪些方面存在不足，从而可以有针对性地提高自己，以便为促进职业生涯的进步创造条件。从企业的角度看，企业在促进员工发展提高方面所进行的各种培训和培养工作，其效果也将部分地取决于工作职务说明和职务要求细则的完善程度。

4.3.5 工作表现考核

负责人确定员工工作表现的方法，是将一个员工应该做些什么与该员工实际上做了些什么进行比较。许多公司明确表示非常赞同“按业绩付酬”这一理念。这进一步表明，报酬应反映职工在某一职务上所取得的业绩如何，而不应仅仅取决于这份职务属于什么级别。

4.3.6 安全和健康

职务分析信息的价值还表现在，它可以帮助确定与职务有关的工作条件状况以及可能存在的危险。有了职务分析方面的信息，管理人员和人力资源专家就可以聚集在一起，共同确定必要的健康与安全设备、具体的工作措施和员工培训计划。

4.3.7 与工会的关系

在职工由工会出面代表的情况下，职务说明通常还必须确定哪些任务是职务范围之内的，哪些是之外的。有时，在决定某些职务是否应包括在企业与工会的协议中时，也需要以职务分析信息为依据。在有些情况下，如果确有必要，管理层也会力争使某些负责性的职务排除在谈判范围之外，或使该职务上的负责人独立于工会组织。

职务分析方法

获取职务分析信息的方法有多种。常用的办法有观察、现场访谈、问卷调查和利用计算机职务分析系统。

有时，在有必要且条件允许的情况下，企业也常常同时使用不同的方法。以下逐项讨论每一种方法。

4.4.1 观察

当采用观察方法时，经理人员、职务分析人员或工程技术人员须对一个正在工作的员工进行观察，并将该员工正在从事的任务和职责一一记录下来。对一项职务之工作的观察，可以采取较长时间内连续不断的方式，也可采用断断续续的间或访察的方式，具体采取哪种方式，应根据该职务的工作特点而定。

由于许多职务并没有完整的、容易被观察到的职责或者完整的工作周期，这就使得观察方法的作用十分有限。因此，观察方法一般只适用于工作重复性较强的职务，或者与其他方法结合起来使用。

4.4.2 现场访谈

搜集信息的现场访谈方法，要求经理或人力资源专家访问各个工作场所，并与承担各项职务的员工交谈。

在进行现场访谈时，通常采用一种标准化的访谈表来记录有关信息。在大多数情况下，员工和其顶头上司都被列入访谈对象，以便全面彻底地了解一项职务的任务、职责和责任。

现场访谈方法一般非常耗费时间，尤其是当访谈者与两三个从事不同工作的员工交谈时，就更是如此。专业性和管理性的职务一般更为复杂和较难分析，从而往往需要更长的时间。因此，现场访谈主要是用作问卷调查的后续措施。作为后续措施，现场访谈的主要目的，是要求员工和有关负责人协助澄清问卷调查中的某些信息问题；同时，分析人员也可借机澄清问卷中的某些术语方面的问题。

4.4.3 问卷调查

一个典型的职务分析调查问卷通常包括下列方面的问题：

. 该职务的各种职责以及花费在每种职责上的时间比例。

. 非经常性的特殊职责。

. 外部和内部交往。

. 工作协调和监管责任。

. 所用物质资料和仪器设备。

. 所做出的各种决定和所拥有的斟酌决定权。

. 所准备的记录和报告。

. 所运用的知识、技能和各种能力。

. 所需培训。

. 体力活动及特点。

. 工作条件。

问卷调查方法的主要长处，是可以在一个较短的时间内，以较低的费用获得大量与职务有关的信息，不过，后续的观察和访谈往往仍是必要的。

(1) 职位分析调查问卷

职位分析调查问卷是一种专门化了的调查手段。这类问卷含有核对表。在这种问卷中，每一种职务都从2 7个方面来予以详细考察，而这2 7个方面总共包括了1 8 7个要素。

4.4.4 计算机职务分析系统

利用软件化的职务分析系统，可以大大减少用在与准备职务说明有关的各种工作上的时间和其他耗费。在这类软件系统中，针对每一项工作，都有成组排列的工作职责说明和关于问卷调查范围的说明。职务调查问卷中的资料可通过激光扫描方式输入计算机。然后，这些来自员工的资料被用来自动生成以职务特征分类的职务说明。在这些职务说明中，各种工作任务、职责和责任被分门别类，并且其相对重要性也被一一确定。

职务分析过程

职务分析应仿效有效的心理测试方法，并以合乎逻辑的方式来进行。因此，不论采用何种方法，职务分析一般都遵循一个多步骤的程序。以下提供一个典型的职务分析步骤的框架。各企业实际采用何种步骤，应根据所使用的方法和所包括的职务种类来确定。不过，一般情况下，基本的程序大致就是图4 - 2所显示的那样。

4.5.1 确认职务种类和审查现有文件资料职务分析的第一步，是确认被考察的各种职务的特点和属性。例如，这些职务是否属于拿工资的职务（拿工资与拿薪水不同）、是否属于职员性的职务、是一个部门内的全部职务还是整个企业的全部职务，等等。确认阶段的另一部分工作，是对现有文件资料进行审查，如现存的各种职务说明书、组织系统图、已往的职务分析信息、以及其他与职务有关的资料。在这一阶段，应选定参与职务分析的人员和所要使用的方法。另外，还须确定在职员工和管理人员将以什么方式参与这一过程，以及须将哪些雇员的职务列入职务分析范围。

4.5.1

确定职务种类和审查现有文件资料4.5.2

向经理和员工说明职务分析过程

4.5.３

采用现场访谈、问卷调查或观察的方法进行职务分析

4.5.４

准备职务说明和职务要求细则

4.5.5

保持和更新职务说明与工作细则要求图4-2 职务分析的一般过程

4.5.2 向经理和员工说明职务分析过程职务分析的基本步骤之一，是向管理人员、将受到影响的员工以及其他有关的人员（如工会的工作人员）说明职务分析的过程。由于在工作中被人面对面地仔细考察时，员工往往产生出于本能的关注和不安，因此，在进行有关解释时，应注意有针对性地消除员工的戒备情绪。须要解释和说明的事项一般包括：职务分析的目的、采取的步骤、时间安排、管理人员和员工如何参与、谁来进行职务分析、有问题时应与谁联系等。

4.5.3 进行职务分析

接下来的步骤，就是采取行动去获取职务分析信息，即分发问卷、安排面谈和到现场进行观察。如果采用了问卷和面谈的调查方法，那么，在此之后，分析人员还须与有关人员保持随后的联系，以提醒管理人员和员工归还问卷或按时参加面谈。在取得了职务分析信息后，分析人员应进行仔细审阅，分析其是否完整。如果需要，分析人员可安排进一步的面谈，以获取澄清某些问题所需的补充信息。

4.5.4 准备职务说明和职务要求细则在获取了所需的信息资料之后，首先应对其进行分类和筛选，然后就可用来起草职务的说明和职务要求细则。起草工作一般由人力资源管理部门负责。在完成第一稿后，应分发给有关的经理和员工进行审阅。根据审阅意见，再进行各种必要的修改，直到形成最终的职务说明和职务要求细则。

职务说明和职务要求细则的初稿，应主要发给那些从事这些职务的员工，特别是那些在职务分析中给予了协助的员工。但不必将所有职务的工作说明和工作细则发给每个员工。一般只需发给一个员工关于该员工自身职务的说明和细则。让这些在职员工有机会参与审阅和修改、提出需要澄清的问题和与管理人员及负责人进行讨论，可以加强管理者与员工间的相互交流和沟通。在审阅和修改时，人们可能提出各种问题，例如：应以什么方式来从事某项职务；为什么要采用这种方式；可以在哪些方面加以改进等等。此外，除了让员工参与审阅和修改工作外，在存在工会的企业，还应邀请工会代表参与审阅和修订工作。这样做可以加强沟通从而减少今后劳资双方发生矛盾冲突的可能性。

4.5.5 保持和更新职务说明与职务要求细则在形成了正式版本的职务说明和职务要求细则之后，还必须建立一套制度来使其能够根据新情况不断得以更新。否则，整个职务分析过程就可能不得不每隔几年重复一次。企业是动态的和不断演化的实体，所有职务在多年内始终保持不变的情况并不多见。

职务说明和职务要求细则

职务分析产生了职务说明和职务要求细则。两者合起来形成了条理清晰的职务分析资料。企业的人力资源工作应以这些资料为依据，以保证各种管理工作的合理性和始终保持与职务有关。对员工来说，这些说明和细则是决定他们职务的资方的代表性文件，其内容对每个员工都具有一定的参考价值。

4.6.1 职务说明的组成部分

表4 - 1给出了一个职务说明的范例，它包括几个主要部分。下面对一些最常见的内容作一些概述。

(1) 职务定位

职务说明的第一部分是职务定位。这部分一般包括职务名称、隶属关系、所在部门、所在地点及职务分析日期。企业在对职务和员工进行定位时，可参照人力资源信息系统中的有关信息。

在职务定位这一部分中，最常见的项目还包括：表4-1 职务说明与职务要求细则

职称：人力资源助理职务编号：

部门：人力资源公平就业机会委员会所定职务分类：办公室职员呈报人：人力资源经理按公平劳动标准所处地位：非免付加班费者起草人：Meann Mandel

概要：

协助人力资源经理管理和促进员工福利、公司安全计划、政府规定的遵从及健康和保健计划；协助经理招聘员工，帮助新员工熟悉情况，保持员工档案。

基本工作职能：

1. 协助人力资源方面的各种工作活动，包括准备工作安排、发布招聘广告、进行招聘面试、安排对公司的现场参观、核实推荐材料、使新员工和实习生熟悉情况（。2 5％）

2. 根据人力资源经理的要求，撰写内部和外部来往信函，包括备忘录、员工通知和书信（20％）。

3. 从事使全面安全管理计划与职业安全与健康管理局（Occupational Safety and Health Administration）的规定相符合的协调工作，包括主持常规的安全委员会会议、对日常遵守规定情况进行现场督察、组织员工安全培训（20％）。

4. 管理员工福利，包括4 0 1（k）储蓄、退休、A F L A C、因公伤残补偿、健康和牙齿保健福利。回答员工的问题和调查索赔问题（20％）。

5. 准备解雇员工所需文字工作，包括退休金结算、4 0 1（k）储蓄退发、统一综合财务调节法案规定的福利、最后工时结算以及仍欠假期福利费（6％）。

6. 通过重新调整员工档案中的有关资料，使员工的休假病假等假期与实际相一致（5％）。

7. 协调指定员工的就业前药物检查和被指定员工的随时性药物检查（4％）。

8. 履行管理层分派的其他有关工作。

知识、技能和能力：

1. 关于公司政策、程序、产品和服务方面的知识。

2 .关于人力资源实践工作活动和办事惯例方面的知识。

3. 关于就业法律方面的知识，如：美国残疾人法、家庭和病假法、职业安全和健康法及其他法律。

4 .关于因公伤残补偿索赔管理方面的知识。

5 .关于健康保险索赔管理方面的知识。

6 . 与该职务相关的基本要求方面的知识，如R U S的要求、全国电子编码（National Electric Code）的要求、职业安全和健康法的要求等。

7. 分析思考能力和解决问题方面的技能。

8. 解决冲突的手段与措施方面的技能。

9. 书面与口头交流的技能。

10. 以谦恭有礼的和专业的举止与同事和各种工作上的人际关系进行交往的能力。

教育程度与工作经历要求：

管理专业或相关领域大专毕业或同等学历，两年人力资源管理工作实践或同等经历。

体格要求：0％~24％.. 25％~49％.. 50％~74％.. 75％~100％..

视力：X

必须能够看清计算机屏幕、数据报告和其他文件。

听力：X

必须能够足以与同事、员工和顾客交流、参加各种会议、

和准备公司信息。

站立和行走：X

攀登、俯身、蹲跪：X

举、拉、推：X

用指拨弄、抓弄、触觉：X

必须能够写、打字和使用电话。

工作条件：

正常工作条件，不存在令人讨厌的状态。

注：

此处的说明意在描述雇员将要从事之工作的一般性质和层面，而不应被理解为是对这类人员的责任、职责和技能的要求之全部。此外，这些说明并非一份就业合同，这些说明的内容是否会有变动，将由雇用方斟酌决定。

. 职位数量。

. 工资等级。

. 公平劳动标准法( F L S A )所规定的地位（免付加班费/ 非免付加班费）。

. 平等就业机会委员会( E E O C )编码（出自平等就业机会表）。

(2) 职务概述

第二部分是职务概述。这一部分简明扼要地归纳了该项职务的责任和工作内容。有一位人力资源专家认为，职务概述部分的叙述特点应该是：“用3 0个或更少的字

（指英文文字）描述职务的特点”。

(3) 职务的基本工作职能和职责

就一个典型的职务说明而言，第三部分主要列出基本工作职能和职责。这一部应清楚无误和十分精炼地表述该职务的工作任务、职责和责任。撰写这一部分是起草职务说明中最费时间的工作。

(4) 职务要求细则

职务说明中的第四部分列出了合格地从事这份职务所需具备的各种条件。一般包括的条件有：①知识、技能和能力；②教育程度和工作经历；③体质要求及工作条件方面的规定。

职务要求细则部分的有关信息可用以确定，在美国残疾人法的要求下，哪些工作便利是可能的，哪些是不可能的。

(5) 解除条款与核准

许多职务说明的最后部分含有数位经理的核准签名和一项解除条款。这一解除条款使得企业可以改变某些工作职责，或要求员工从事那些未曾列出的工作职责。

解除条款的目的，是避免人们将职务说明视为企业与员工之间的一份“合同”。